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【收藏】关于如何让审计报告更具有影响力建议

    做审计工作永远如熬不过的一个环节是写审计报告  , 那么审计师们如何让审计报告更具有影响力呢,今天我们审计菌经过一番努力整理哦几个审计报告相关方法教给大家。希望有助于广大审计师朋友更好的工作写出优秀的审计报告!
  如果问及企业审计人员写审计报告的理由,有些人可能会说,这是为了沟通审计业务的目标、范围和结果;也有人可能会说,这是为了描述审计发现并提出改进建议。审计菌认为,写企业审计报告的最终目标,不是描述审计菌们的发现或提出改进建议,而是为了说服读者采取行动。
审计报告
  影响读者采取行动是必要的。然而,并不是所有的企业审计人员都能意识到,不同写作风格对实施乃至及时实施纠正措施有关键影响。报告的内容读者很轻易可以获知,但激励读者采取行动的因素是写作风格。例如,当年美国陆军作过一个测试,使用两个不同版本的业务邮件要求收件人执行相同的任务,结果显示,那些收到认真撰写并极具感染力邮件的收件人,在收到邮件当天就完成任务的概率是对照组的两倍。
 
  在审计菌作为企业审计人员的职业生涯中,审计菌编写或编辑了数百份企业审计报告,其中一些是好的,另一些则可能需要进行新一轮的编辑。下面这些建议,可以帮助大家有效提升审计报告的影响力——它们不仅会改变报告阅读者的观念,而且会发出行动的号召,从而达到目的。
 
  01让报告变得更为简短
 
  如果你看过司法部检察长(IG)关于联邦官员如何处理希拉里·克林顿(Hillary Clinton)在担任国务卿期间使用私人电子邮件服务器的调查报告,你就会发现它与一般的企业审计报告截然不同。它超过25万字的内容,而建议部分直到500页左右才开始。
 
  审计菌既不评论这份报告的调查发现,也不讨论与这一事件相关的政治。作为一名前检查官,审计菌能体会到司法调查对细节的需要。审查的范围令人生畏,问题很复杂,业务的每个领域都充满了争议。但是,一定要尊重读者的需求,对于一个大型的IG调查适用的风格,可能并不适合于企业审计部门。花了整整一个晚上尝试(也失败了)阅读IG报告,让审计菌想起了伟大的温斯顿·丘吉尔(Winston Churchill)的名言:“这份报告篇幅很长,可以使自己远离被阅读的风险。”
 
  企业审计人员可以吸取的教训:(1)企业审计报告仅仅在满足利益相关者需求时才最有说服力;(2)如果审计菌们用太多的信息漫灌读者,那报告的影响力就会变小。报告中的每个单词、每个思考甚至整个句子,如果不能直接说明问题,就应当考虑删掉它。
 
  02让报告变得更加平实
 
  最好的企业审计报告是用更平实的词语来表达更繁杂的观点,而不是用更繁杂的词语表达更平实的观点。当审计菌们使用清晰、直接和熟悉的语言时,审计菌们的文章最有说服力。这并不意味着让审计菌们的报告变得“肤浅”;平实的语言意味着清晰有效的沟通——与法律术语相反。正如审计菌在之前的一篇博文《企业审计报告中不该说的十件事》中提到的。如果这十件事听起来让你印象深刻,意味着你的报告可能需要重写。
 
  令人信服的证据表明,通俗易懂的语言更容易在更短的时间内被人阅读、理解和关注。1989年,美国海军对军官进行了一项调查,他们阅读的商务备忘录要么是简明平实,要么是官僚作风。结果显示,看到这份平实易懂备忘录的官员们:
 
  明显有更高的理解力。
 
  阅读时间减少了17%到23%。
 
  觉得没必要再读一遍备忘录。
 
  许多企业审计师使用Flesch-Reading Ease或Flesch-Kincaid等级测试等工具来确定他们的报告是否可读。这些测试可以在网上免费获得。如果你使用Microsoft Word准备报告,你也可以选择在检查完拼写和语法后显示有关阅读水平的信息。
 
  企业审计人员可以吸取的教训:在营销材料中,很少看到官僚主义语言或法律术语,这是有原因的:平实的语言能更好地推销观点。即使你所有的利益相关者都有能力阅读和理解博士论文,这并不意味着他们想去读这类文章。如果你的文章既不浮夸,又没有不必要的繁复,更非充满了技术词汇,那么你的文章更有可能具有说服力。
 
  03让报告的重点更加突出
 
  审计菌们需要让忙碌的高管们更容易阅读、吸收并根据审计菌们的工作成果采取行动。让报告变得更为简短是有帮助的,但审计菌们还必须组织审计菌们的报告,让最重要的观点脱颖而出。
 
  消息样式的标题、副标题和标注框可以吸引他人注意到报告中最重要的信息。不要犹豫使用例子、表格、颜色、图表或图片来修饰和强调重要的问题。还可以考虑使用内容摘要、目录和/或索引来帮助读者轻松地在报告中找到信息。对于较长的报告,内容摘要是必不可少的。
 
  企业审计人员可以吸取的教训:不同的利益相关者有不同的需求,审计菌们需要帮助每个读者快速访问到他们需要的特定信息。如果关键信息被细节所淹没,审计菌们的文章就不会有说服力。
 
  04不要忽视细节
 
  曾经收到过包含拼写或语法错误的简历或商业计划书吗?对于发送这类邮件的个人或公司,你可能会三思而行。审计报告也是如此。如果文章中出现拼写错误、语法或标点符号错误,读者可能会觉得你不注重细节,更糟糕的是,他们会认为你的工作不够认真。哪怕只是一个小小的错误,都会对你的可信度造成负面影响。这可能不公平,但如果你的报告中有错误(粗心或其他),你理性的论点可能会落空。
 
  企业审计人员可以吸取的教训:注重细节。如果你因为忽略了最基本的东西而失去了信誉,你就很难有说服力。
 
  05语言更加客观公正
 
  审计菌们都试图不带偏见,但有时审计菌们忽略了审计菌们的话的含意。如果审计菌们想让读者接受审计菌们的想法,审计菌们的语气需要客观——即使审计菌们传达的是负面信息。
 
  在《清晰、影响、速度:提交重要的审计报告》(Clarity,Impact,Speed:deliver Audit Reports That Matter)一书中,审计菌的好朋友萨莉•卡特勒(Sally Cutler)提供的以下几个例子,从管理层的角度来看,可能会显得不必要的偏见或负面影响。
 
  偏见和更负面的表达:
 
  -审计客户未能编制文件以证明符合政策。
 
  -接受询问时,经理们对供应商核查过程给出了相互矛盾的解释。
 
  无偏见和更积极的表达:
 
  -未能提供证明文件以证明该政策的符合性。
 
  -管理人员对供应商验证过程有不同的解释。
 
  企业审计人员可以吸取的教训:审计菌们无法通过让别人感到敌意或防御来说服别人。如果审计菌们的报告看起来有偏见或不公平,客户很可能会忽视审计菌们的存在。
 
  06记住5C法则
 
  IIA的专题研究《编写审计报告》针对意见和建议描述了5C法则:
 
  -标准(应该是什么)。
 
  -条件(当前实际状态如何)。
 
  -原因(两者存在区别的原因)。
 
  -后果(当前条件的影响后果)。
 
  -纠正行动计划/建议。
 
  即使你使用了5C法则,你的报告也可能没有说服力。但是如果没有这五个C,你成功的几率就会直线下降。你对潜在后果的描述尤其重要:一句表达严谨的“这将导致……后果”,表明谁将受益,他们将如何受益,以及为什么受益。通常,如果用面向业务的术语描述结果,使用可度量的元素和特定的时间框架,说服力就会增强。例如,如果金钱、安全或程序完整性受到威胁,您就应该这样说。
 
  审计菌的这些建议,可以让企业审计报告更有说服力。相信您还有其他建议。期待您的观点。

  【中国审计师考试网审计菌寄语】学习对每个人的重要性大家都知道,我们都知道学习代表未来,成绩代表过去,学习成就人生,学习改变命运,学习可以致富,这些话语其实一点都不夸张,学习真的可以改变我们的命运,学习真的可以成就我们的人生,祝你学习进步!工作顺利!


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