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分享关于联合国儿基会境外审计经验

  联合国儿童基金会泰国审计小组赴曼谷对联合国儿童基金会东亚和太平洋区域办事处(East Asia and Pacific Regional Office)进行了审计,这意味着历经9个月准备,1个月实施的联合国儿童基金会审计(以下简称儿基会审计)工作开场。
 
  在审计署联合国审计办公室的正确领导下,审计组全体同志团结一心,通力合作,克服了人员少、时间紧、任务重、工作环境异常危险等诸多困难,按计划出色完成审计任务。在审计工作实践中,我们积极有效地运用了审计理论,虚心学习钻研,边学边干,初步积累了国际审计经验,提高了国际审计能力,成为境外审计的积极参与者和实践者。
审计工作
  一、儿基会区域办事处审计的基本情况
 
  此次境外审计的被审计单位是联合国儿童基金会,财务期间是2008~2009年,共需3次中期审计和1次期末审计,中期审计结果为管理建议书,期末审计出具审计报告,该审计报告兼具简式标准审计报告和长式审计报告的特征。
 
  目前,儿基会在世界各地有6个总部,7个地区办公室和127个国家办公室。根据风险水平和重要性水平,儿基会审计组采用抽样法选择2008年审计1个区域办事处和4个国家办公室。因此我参加的项目是2008年唯一一个区域办事处的审计,性质上属于对儿基会的首次中期审计,审计对象包括全部管理过程及相关的财务事项。
 
  通过审计,泰国审计小组需完成财务审计和绩效审计任务,还需摸清情况,把握重点,为2009年初第二次中期审计打下基础。整个审计过程遵照国际审计准则进行,参照标准包括联合国财务规则、儿基会财务条例和儿基会为各领域制定的手册等,审计语言全部为英语。
 
  二、儿基会区域办事处审计的三阶段
 
  此次儿基会区域办事处的审计过程分为三个阶段:
 
  (一)审计计划阶段。
 
  因为这是首次对儿基会的审计,而且为境外审计,我们的经验有限,从陌生到熟悉需要较长时间。在计划阶段,我们主要进行了以下几项工作:
 
  1.前期分组和熟悉规则。
 
  除3月份强化英语培训外,审计署还聘请了德勤会计公司和前任菲律宾审计师对大家进行审计实务传授,大家在领导点拨下群策群力进行摸索。大家分组阅读并讨论联合国财务规则、儿基会财务条例、采购手册等海量的不同层次的规则、守则、手册和指导等文献,这些标准少则几十页,多则几百页,而且为全英文,我们对部分内容的理解停留在猜测和争论阶段。前期准备阶段最卓有成效的工作是分类汇总前期的管理建议书和审计报告,推测出被审计单位的业务循环和主要风险点,便于我们制定审计计划,编写审计方案。
 
  2.制定整套审计工作底稿模板,编制初步的审计方案模板。
 
  4月至6月,我们所有成员在怀柔集中学习,讨论中国自己的全套审计工作底稿的模板。此外,小组根据被审计单位业务循环进行分工,初步编写完整的审计方案模板,现场审计时需根据实际情况增减具体的审计程序和步骤。
 
  3.下达审计通知书,编制并发出审计调查问卷,制定初步审计计划。
 
  联合国审计办公室提前向被审计单位下达审计通知书,确定审计期间,然后我们根据前期与被审计单位的沟通和了解,修改初步审计计划,明确审计重点,将审计领域明确分工到人,具体到每一天的工作任务。为进一步了解儿基会,我们编写了审计调查问卷,提前15日发给被审计单位填写,审计组到达现场时回收,实践证明这是了解被审计单位的重要途径。
 
  (二)审计外勤工作阶段。
 
  审计组到达曼谷当晚便开始阅读审计调查问卷反馈表,赶在进点会之前进一步了解被审计单位的基本信息。在外勤审计工作阶段,我们主要进行了以下三个方面的工作:
 
  1.组织相关部门的人员座谈。
 
  审计组在阅读问卷的基础上,分别与被审计单位的主任办公室、计划部、共同事务部、信息技术部、人力资源部、筹资部等相关部门的负责人进行了近20场会谈,全面系统地了解了区域办事处预算管理、资产管理、筹资管理、项目和计划管理、人力资源管理、计算机系统应用以及对国家办事处监督职能等方面的情况。通过听取介绍以及面对面的交流沟通,对被审计单位的组织结构、业务流程、内部管理等基本状况有了较深入的了解,为确定审计重点和发现问题提供了依据,奠定了基础。
 
  2.进行现场审计取证,初步与被审单位进行沟通。
 
  在访谈的基础上,审计组通过实地盘点、书面查阅有关资料等方式,多方面收集充分适当的审计证据,并将审计发现与被审单位初步交换,听取被审单位的意见,适时补充审计证据。
 
  (三)审计报告阶段。
 
  审计小组在现场及时归纳、汇总分析审计证据,撰写审计发现备忘录,编写管理意见书。审计组共出具了十多个审计发现备忘录(Audit Observation Memorandum),提出了近三十条切实可行的审计建议(Recommendation),同时我们向被审计单位征求对审计发现备忘录的意见,及时获得了意见反馈,在此基础上,编写了初步的管理意见书。截至2009年3月,该管理意见书仍处于联合国审计委员国南非和法国的复核过程中。
 
  三、首次联合国儿基会境外审计经验与收获
 
  本次审计过程可以用使命、责任、挑战、机遇、效率、合作等关键词来高度概括。
 
  (一)不辱使命,无惧挑战。
 
  联合国审计是中国第一次承接的大规模境外审计项目,除要按照国际标准执行审计业务外,本项目带有浓厚的政治色彩,每一位审计组的审计师都肩负国家使命,必须勇于承担责任,既要展现中国审计师的国际形象,也要成为国际文化交流的使者。不辱使命的重要保证是署领导和院领导的关心和支持。审计期间正值泰国政治动乱,特别是12月初,泰国局势急转直下,机场关闭,形势非常严峻,审计署刘家义审计长、联审办章主任等发来了慰问信。领导的关心使我们倍感到祖国的温暖,同时也增加了审计组成员克服困难,接受挑战,坚决完成任务的信心和勇气,审计组毅然决定留在泰国继续工作,按照原计划完成了既定审计任务。
 
  (二)机会难得,经验珍贵。
 
  虽然在审计工作中面临时间紧、任务重、要求高的困难,自身的政治业务素质、工作能力、语言水平等方面还存在一定的差距,但是境外审计机会难得,能获取第一手的审计资料和鲜活的境外审计经验。通过实践,不断加强学习,不断总结,提高素质和审计能力,去适应工作需要,传播联合国审计的精神。
 
  (三)成功团队,有效运作。
 
  建立有效团队是完成任务的重要手段。我们实行的是无权力框架下的矩阵式团队结构,我们同时受联合国审计办公室和原单位双重领导。我们的工作以组为单位展开,个人服从组织,突出体现团队的力量,每个人分工明确、职责明确,对组织目标高度认同,且勇于承担责任。我们在审计过程中发扬艰苦奋斗、忘我工作、灵活应变、通力合作、精益求精的团队精神,出色地完成了审计任务,得到了被审计单位的一致认可和高度评价,充分展示了中国审计人员良好的职业形象和优秀的职业素质。
 
  我们良好的工作态度和作风是做好审计工作的重要基础。在联合国审计工作中,审计组每位同志都表现出勤恳务实的工作作风,勤奋忘我的工作态度,在工作中大家团结协作,相互鼓励,尽己所能,互相配合;泰国审计时间紧、任务重,审计期间又逢泰国长假,为了能按时完成审计任务,大家连续加班加点,连续30日不休,每天工作16小时以上;尤其是泰国动乱期间,虽然联审办批准审计小组提前回国,但审计小组毅然决定以工作和大局为重,坚守审计现场,按原计划圆满完成了审计任务,大家以自己的实际行动,展现出中国审计人员良好的精神风貌。
 
  (四)方法科学,突出效率。
 
  同组成员就工作方法提前达成共识,确保每个步骤不返工,提高工作效率。
 
  1.审计组力求做到审前准备充分,统筹计划。出发前两周,审计组制定了详细的问卷,并把需要EAPRO提供的资料分类列示,同时将现场访谈的时间精确到天、责任到人,这样被审单位有充分的时间准备问卷和资料,以及安排审计期间的时间和人员配合,节省了现场工作时间,合理控制了工作进度。
 
  2.审计组在审计过程中不断完善审计计划,突出审计重点。区域办事处不同于国家办事处,在审计过程中,审计组主要根据区域办事处的职能,把区域办事处职能的履行作为审计重点。
 
  科学的工作方法提高了审计效率,使审计组能够按计划顺利完成任务。
 
  (五)多方合作,突出交流。
 
  此次审计中大家的紧密合作体现在三个层面上:一是审计小组内部的沟通和合作;二是审计小组与被审计单位的沟通和合作;三是审计小组与联合国审计办公室之间的沟通和合作。
 
  1.审计小组内部随时沟通,全面合作。
 
  审计小组成员每天在同一个办公室工作,分头会谈,收集审计证据,有问题随时沟通,告知小组成员某个领域发现的问题,提醒注意跨领域收集相关证据。
 
  2.审计小组与被审计单位多层次沟通合作。
 
  审计沟通是提高审计效率和效果的重要环节。我们在充分阅读问卷回复、多层次访谈以及审计取证的基础上,初步编写审计发现备忘录,并将相关的事实、原因、建议先与当事人进行沟通,听取初步意见;然后与部门负责人再次沟通,听取部门负责人对事实、原因等情况的解释,做出相应的修改和完善,力求客观和公正。
 
  3.审计小组与联合国审计办公室之间实时沟通和合作。
 
  审计小组与联合国审计办公室是领导和被领导的关系。通过现代通信手段,我们与联审办保持实时联系,特别是在一些需要高层次决策的问题上,我们及时征求联审办的意见,把编写的审计发现问题备忘录和管理意见书及时递交给联审办相关负责人进行审核,完成三级复核,保证审计质量。

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